コラム, 電子カルテ

電子カルテの買い替えのポイント

電子カルテは買い替えが難しいシステム

これまで長年使ってきた電子カルテをいざ買い替えるのは、かなりの躊躇がうまれます。電子カルテは買い替えが難しいシステムですから、よっぽどな理由がなければ、買い替えはお勧めしません。ここでいう買い替えとは、メーカーを変えることで、同一メーカーのモデルチェンジによる買い替えではありませんのご注意ください。

買い替えが難しい理由はいくつかあるのですが、データの移行、引継ぎが完全にはできないことと、せっかく覚えた操作を放棄して、新たに操作を覚える必要がある、などが主な理由となります。

買い替え理由の第1位はサポート体制

しかし残念ながら、買い替えに至ったクリニックに話を伺うと、買い替える理由の第一位はサポート体制にあります。例えば、「トラブル時に来ない」「診療報酬改定のたびにバタバタする(スムーズではない)」「テンプレートなどの修正を依頼してもなかなか対応してくれない」「担当者が変わっても引継ぎがされていない」「購入した後全く来なくなった」など、サポート体制の不満を挙げだしたらきりがありません。

また、価格に関する問題もお聞きします。例えば、「更新時に買った時と同じだけの金額が必要となる」などです。最近では、更新時にハードのみの買い替えで済むものや、そもそもクラウドの電子カルテなどは継続して使用することが前提となっています。こういった問題はいずれはなくなるのかもしれません。

失敗しない買い替え方法は?

それでは、どうすれば買い替えを失敗しないかを考えてみましょう。ポイントは、「サポート」「使いやすさ」「データ移行」「機能」の4点です。

(1)サポート

新しい電子カルテメーカーは、トラブル時に飛んできてくれるか、すぐに対応してもらえるか、それは買ってみなければわからないのですが、サポート体制というものは、会社の体制と担当者の問題に分けて考える必要があります。したがって、その対応レベルを確認するためには、同じ地域でそのメーカーを導入した友人に聞くのが手っ取り早い方法です。百聞は一見にしかずですから、実際の対応内容などを聞いてみましょう。この積み重ねが会社の評判となるのです。

(2)使いやすさ

「買い替えたら、前より使いにくくなった」では、当然また不満が溜まってしまいます。そうならないためにも、買い替え前に、十分に触ってしっかり確認してください。この自ら触るという行為は大切です。従来通り、メーカーからのデモンストレーションを受けるだけでは分かりませんので、メーカーにお願いし、別に一人で触れる時間をもらってください。外から見ていても本質はなかなか分からないものです。

(3)データ移行

これまで使用してきた電子カルテから新しい電子カルテにデータを移行できるかは、たいへん重要な問題です。電子カルテのデータの移行の可能の有無を「頭書き」「カルテ」「レセプト」「検査結果」「文書」「病名」と一つずつ確認してください。導入後に、「実はデータが引継ぎできません」では、もう後の祭りです。

異なるメーカー間のデータ移行は現時点では高いハードルがあると言えるでしょう。そこで最近では、過去のデータをコンバートするためのツール(e-PortViewer)も発売されていますから、それを利用しても良いかもしれませんね。

(4)機能

これまで使用してきた電子カルテで「できていた機能」が、新しい電子カルテ変わって、できなくなるのは大きな問題であり、ストレスです。操作性が変わるだけでストレスですから、機能がなくなるとより大きなストレスを感じてしまいます。新旧の電子カルテの機能の比較表を作成して、抜け漏れがないようしっかりとチェックしましょう。

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